Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas

Siklus Pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi.

Figur 13-1 Diagram Konteks dari Siklus Pengeluaran

Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting, sebagai berikut:

• Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?
• Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
• Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antar unit untuk mendapatkan harga optimal?
• Bagaimana teknologi informasi (TI - information technology) dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound?
• Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini mengarah bagaimana sebuah perusahaan menjalankan 4 aktivitas siklus pengeluaran dasar yang digambarkan di figur 13-2

1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
3. Menyetujui faktur pemasok.
4. Pengeluaran kas.

Figur 13-2 Diagram Arus Data Tingkat 0 dari Siklus Pengeluaran

Sistem Informasi Siklus Pengeluaran

Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan. Hubungan erat antara aktivitas siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus pendapatan penjual memiliki implikasi penting untuk mendesain sistem informasi akuntansi kedua pihak.

Tabel 13-1 Perbandingan Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran

Figur 13-3 Ikhtisar Desain Sistem ERP untuk Mendukung Siklus Pengeluaran

- Proses -- Figur 13-3 menunjukkan porsi dari sistem ERP yang mendukung aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE.

- Ancaman dan Pengendalian

Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa

Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan bahan baku, perlengkapan, atau jasa.

Mengidentifikasi Apa, Kapan, dan Berapa Banyak Untuk Pembelian

- Proses -- Pendekatan tradisional biasanya disebut sebagai pendekatan economic order quantity (kuantitas pesanan ekonomis--EOQ) karena pendekatan ini didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok.

Redorder point (titik pemesanan ulang) menentukan kapan untuk memesan.

Perencanaan Kebutuhan Material (materials reqiurements planning--MRP) berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi (ketepatan) teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.

Sistem Persediaan just-in-time (JIT inventory system) berupaya untuk meminimalkan, tetapi tidak mengeleminasi secara total, persediaan barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjual aktual, bukannya yang diperkirakan.

Terlepas dari sumbernya, kebutuhan untuk membeli barang atau perlengkapan sering menghasilkan penciptaan sebuah permintaan pembelian (purchase requisition) yang mengidentifikasi requisitioner (orang yang mengeluarkan pesanan pembelian); menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap barangyang diminta; dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok.

Figur 13-4 Diagram Arus Data Tingkat 1: Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa

- Ancaman dan Pengendalian

1. Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang akan mengakibatkan pada hilangnya penjualan atau menyimpan persediaan berlebih yang dapat meningkatkan biaya.

• (Pengendalian 1) Gunakan metode persediaan perpetual untuk memastikan bahwa informasi mengenai stok persediaan selalu terbarui.
• (Pengendalian 2) Penggunaan Teknologi Informasi.
• (Pengendalian 3) Penting juga untuk menghitung persediaan di tangan secara periodik dan menyelidiki setiap ketidaksesuaian antara hitungan tersebut dan catatan persediaan perpetual.

2. Ancaman lainnya adalah pembeliaan barang yang saat ini tidak diperlukan.

• (Pengendalian 1) Catatan persediaan perpetual yang akurat memastikan validitas permintaan pembelian yang dihasilkan sistem pengendalian persediaan secara otomatis.
• (Pengendalian 2) Para penyedia perlu meninjau dan menyetujui permintaan pembelian yang dimulai dari masing-masing pegawai.
• (Pengendalian 3) Sebuah fungsi pembelian tersentralisasi, menanggulangi ancaman semacam ini.

Memilih Pemasok

- Proses -- Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:

• Harga
• Kualitas bahan baku
• Keandalan dalam pengiriman

Pesanan pembelian (purchase order) adalah dokumen atau formulir elektronik yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga yang ditentukan.

Program vendor-managed inventory (VMI -- persediaan vendor yang dikelola) secara esensial mengalihdayakan sebagian besar pengendalian persediaan dan fungsi pembelian: para pemasok diberi akses terhadap data penjualan dan persediaan dan diotorisasi secara otomatis untuk mengisi kembali persediaan ketika stok jatuh pada titik pemesanan ulang yang telah ditentukan.

- Ancaman dan Pengendalian

1. Ancaman untuk menempatkan pesanan dengan pemasok, salah satunya melibatkan pembelian barang pada harga yang melambung.

• (Pengendalian 1) Daftar harga bagi barang yang sering dibeli seharusnya disimpan dalam komputer dan dikonsultasikan ketika pesanan dibuat.
• (Pengendalian 2) Tawaran kompetitif dan tertulis seharusnya diminta untuk produk berbiaya tinggi dan khusus.
• (Pengendalian 3) Pesanan pembelian seharusnya ditinjau untuk memastikan bahwa kebijakan ini telah diikuti.
• (Pengendalian 4) Anggaran juga membantu dalam mengendalikan biaya pembelian.

2. Ancaman lainnya, adalah membeli produk berkualitas inferior (produk dibawah standar).

• (Pengendalian 1) Menetapkan daftar pemasok yang disetujui dan diketahui menyediakan barang dengan kualitas yang dapat diterima.
• (Pengendalian 2) Meninjau pesanan pembelian untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui ini yang digunakan.
• (Pengendalian 3) Sistem informasi akuntansi harus mengumpulkan data kualitas produk yang detail.
• (Pengendalian 4) Manajer pembelian harus dimintai pertanggungjawabannya untuk total biaya pembelian yang menyertakan tidak hanya harga pembelian, tetapi juga biaya kualitas yang berhubungan dengan pengerjaan ulang dan scrap.

3. Masalah potensial lainnya adalah, kinerja yang tidak dapat diandalkan oleh pemasok.

• (Pengendalian 1) Mensyaratkan pemasok tersebut agar memiliki sertifikasi dengan memenuhi standar kualitas internasional, seperti ISO 9000.
• (Pengendalian 2) Mendesain sistem informasi akuntansi untuk menangkap dan melacak informasi mengenai kinerja pemasok.

4. Pembelian dari pemasok yang tidak diotorisasi dapat menghasilkan berbagai masalah.

• (Pengendalian 1) Sistem ERP harus dikonfigurasikan untuk mencegah penerbitan pesanan pembelian ke pemasok yang tidak di dalam file induk yang disetujui.
• (Pengendalian 2) Meninjau seluruh pesanan pembelian untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui yang digunakan.

5. Penyuapan (kickbacks)

• (Pengendalian 1) Untuk mencegah penyuapan, perusahaan harus melarang agen pembelian menerima segala hadiah dari pemasok potensial atau yang sudah ada.
• (Pengendalian 2) Rotasi pekerjaan adalah pengendalian penting lainnya untuk mengurangi risiko atas penyuapan.
• (Pengendalian 3) Agen pembelian harus disyaratkan untuk menandatangani konflik tahunan atas penyertaan kepentingan, mengungkap setiap kepentingan keuangan yang mungkin mereka miliki dalam pemasok saat ini atau potensial.
• (Pengendalian 4) Pengendalian deteksi yang efektif: audit pemasok, juga diperlukan.

Penerimaan

Aktivitas bisnis besar kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan atas barang yang dipesan.

Figur 13-6 Diagram Arus Data Tingkat 1: Penerimaan

Figur 13-6 menunjukkan dua jenis sebagai proses yang berbeda karena masing-masing dijalankan oleh suatu fungsi organisasi yang berbeda.

- Proses -- Laporan penerimaan (receiving report) mendokumentasikan detail-detail mengenai setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Memo debit (debit memo) mencatat penyesuaian yang diminta.

- Ancaman dan Pengendalian 

1. Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan, menghasilkan biaya-biaya yang terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-barang tersebut.

• (Pengendalian) Menginstruksikan departemen penerimaan untuk menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui.

2. Membuat kesalahan dalam menghitung barang yang diterima.

• (Pengendalian 1) Mendorong petugas penerimaan agar tepat menghitung apa yang dikirimkan.
• (Pengendalian 2) Mensyaratkan petugas penerimaan untuk tidak hanya mencatat kuantitas yang diterima, tetapi juga menandatangani laporan penerimaan atau memasukkan nomor ID pegawainya dalam sistem.
• (Pengendalian 3) Menawarkan bonus bagi petugas penerimaan untuk menangkap ketidaksesuaian antara slip pengepakan dan kuantitas aktual yang diterima sebelum orang yang mengirim pergi.
• (Pengendalian 4) Gunakan kode barang dan label RFID.
• (Pengendalian 5) Sistem ERP harus dikonfigurasikan secara otomatis untuk menandai ketidaksesuaian antara hitungan penerimaan dan kuantitas pesanan yang melebihi tingkat toleransi yang telah ditentukan sebelumnya sehingga dengan segera dapat diselidiki.

3. Kurangnya pengendalian terhadap pembelian jasa.

• (Pengendalian 1) Menahan penyelia yang sesuai agar bertanggung jawab, dan menyelidiki setiap ketidaksesuaian.
• (Pengendalian 2) Bagi fungsi audit internal untuk menjalankan tinjauan mendetail secara periodik atas kontrak bagi jasa.

4. Pencurian persediaan.

• (Pengendalian 1) Menyimpan persediaan dalam lokasi yang aman dengan akses yang terbatas.
• (Pengendalian 2) Mendokumentasikan seluruh transfer persediaan dalam perusahaan.
• (Pengendalian 3) Menghitung persediaan ditangan secara periodik dan merekonsiliasi perhitungan tersebut dengan persediaan.
• (Pengendalian 4) Pemisahan tugas yang tepat

Menyetujui Faktur Pemasok

Aktivitas utam ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran.

- Proses -- Kombinasi faktur pemasok dan dokumen pendukung yang terkait, menciptakan apa yang disebut sebagai paket voucher (voucher package).

Dalam sebuah sistem nonvoucher (nonvoucher system), tiap-tiap faktur yang disetujui (bersama dengan dokumen pendukung) di-posting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka.

Dalam sebuah sistem voucher (voucher system), sebuah dokumen tambahan yang disebut sebagai voucher pencairan juga dibuat ketika sebuah faktur pemasok disetujui untuk pembayaran.

Voucher pencairan (disbursement voucher) mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengidikaskan jumlah bersih untuk dibayarkan setelah dikurangi dengan diskon dan potongan yang berlaku.

Pendekatan "tanpa faktur" disebut evaluated receipt settlement (ERS). ERS menggantikan proses pencocokan 3 cara tradisional (faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan seluruh pencocokan 2 cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan.

Kartu pengadaan (procurement card) adalah kartu kredit perusahaan yang dapat digunakan para pegawai hanya pada pemasok yang ditunjuk untuk membeli jenis-jenis barang tertentu.

- Ancaman dan Pengendalian

1. Kesalahan dalam faktur pemasok.

• (Pengendalian 1) Ketepatan matematis dari faktur pemasok harus diverifikasi dan harga serta kuantitas yang dicantumkan di sana dibandingkan dengan yang diindikasikan pada pesanan pembelian dan laporan penerimaan.
• (Pengendalian 2) Untuk pembelian kartu pengadaan, para pengguna harus disyaratkan untuk menyimpan tanda bukti dan memverifikasi ketepatan atas laporan bulanan.
• (Pengendalian 3) Mengadopsi pendekatan ERS mengeliminasi potensi atas kasalahan dalam faktur pemasok karena perusahaan membayar dengan mencocokan perhitungan dari apa yang mereka terima dengan harga yang dicantumkan ketika barang dipesan.
• (Pengendalian 4) Penggunaan ERS membuatnya penting untuk mengendalikan akses terhadap file induk pemasok dan mengawasi seluruh perubahan yang dibuat terhadapnya karena file induk pemasok sekarang berisi informasi mengenai harga dari berbagai barang yang dibeli.
• (Pengendalian 5) Memiliki auditor yang secara periodik memverifikasi ketepatan atas tagihan pengiriman dan faktur untuk memastikan bahwa perusahaan tidak sedang dibebankan untuk biaya transportasiyang pemasok seharusnya bayar.

2. Kesalahan dalam mencatat dan posting pembayaran ke pemasok menghasilkan kesalahan tambahan dalam laporan keuangan dan kinerja, pada akhirnya yang dapat berkontribusi pada pembuatan keputusan yang buruk.

• (Pengendalian 1) Pengendalian entri data dan pemrosesan untuk memastikan integritas pemrosesan.
• (Pengendalian 2) Merekonsiliasi seluruh saldo rekening pemasok secara periodik dengan jumlah dari akun kontrol dalam buku besar umum.

Pengeluaran Kas

Aktivitas final dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok.

- Proses -- Kasir, orang yang melaporkan ke bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Hal ini memisahkan fungsi penyimpanan, yang dijalankan kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan, yang dijalankan oleh masing-masing departemen pembelian dan utang.

- Ancaman dan Pengendalian

1. Kegagalan untuk memanfaatkan diskon pembelian bagi pembayaran yang tepat waktu dapat menjadi mahal.

• (Pengendalian 1) Faktur yang disetujui harus diajukan berdasarkan tanggal jatuh tempo, dan sistem harus didesain untuk melacak tanggal jatuh tempo faktur dan mencetak sebuah daftar seluruh faktur yang beredar secara periodik.
• (Pengendalian 2) Sebuah anggaran arus kas yang mengindikasikan arus kas masuk yang diharapkan dan komitmen yang luar biasa juga dapat membantu perusahaan berencana untuk memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia.

2. Membayar untuk barang yang tidak diterima.

• (Pengendalian 1) Memverifikasi kuantitas dalam laporan penerimaan sebelum dapat digunakan untuk mendukung pembayaran faktur pemasok.
• (Pengendalian 2) Pengendalian penganggaran dan peninjauan cermat pada biaya departemen untuk mengindikasikan masalah potensial yang memerlukan penyelidikan.

3. Pembayaran duplikat, dapat terjadi untuk berbagai alasan.

• (Pengendalian 1) Menyetujui faktur pembayaran hanya saat disertai dengan paket voucher lengkap.
• (Pengendalian 2) Membayar hanya untuk salinan asli faktur.
• (Pengendalian 3) Ketika cek untuk membayar faktur ditandatangani, faktur dan paket voucher harus dibatalkan (ditandai "dibayar").

4. Pencurian atau penyalahgunaan dana.

• (Pengendalian 1) Akses ke kas, cek kosong, dan mesin penandatangan cek harus dibatasi.
• (Pengendalian 2) Cek harus dinomori secara urut, dan secara periodik dihitung oleh kasir.
• (Pengendalian 3) Pengendalian akses yang ketat atas seluruh transaksi EFT ke luar sangat penting.
• (Pengendalian 4) Menunjuk sebuah komputer tertentu yang digunakan untuk transaksi online, untuk membatasi akses ke komputer itu ke bendahara atau siapa pun yang bertanggung jawab atas otorisasi pembayaran, dan hanya menggunakannya untuk perbankan online dan bukan aktivitas lainnya.
• (Pengendalian 5) Membuat seluruh pembayaran ke pemasok hanya dari rekening pengecekan pengoperasian utamnya.
• (Pengendalian 6) Pemisahan tugas yang tepat.
• (Pengendalian 7) Cek yang melebihi jumlah tertentu, harus memerlukan dua tanda tangan.
• (Pengendalian 8) Seseorang yang tidak berpartisipasi dalam pemrosesan baik penerimaan atau pengeluaran kas harus merekonsiliasi seluruh rekening bank.
• (Pengendalian 9) Akses terhadap daftar pemasok yang disetujui harus dibatasi dan setiap perubahan terhadap daftar tersebut harus dengan cermat ditinjau dan disetujui.
• (Pengendalian 10) Membatasi kemampuan untuk membuat pemasok satu kali dan memproses faktur sehingga pegawai yang sama tidak dapat membuat pemasok baru dan menerbitkan sebuah cek kepada pemasok itu.
• (Pengendalian 11) Sebuah dana kas kecil, dikelola oleh seorang pegawai yang tidak memiliki tanggung jawab penanganan kas atau akuntansi lain.
• (Pengendalian 12) Memiliki auditor internal membuat hitungan yang tidak umumkan secara periodik.

5. Pencurian juga dapat terjadi melalui perubahan cek.

• (Pengendalian 1) Mesin perlindungan cek.
• (Pengendalian 2) Gunakan tinta khusus yang mengubah warna jika diubah dan mencetak cek pada kertas khusus yang mengandung tinta air dapat lebih jauh mengurangi kemungkinan perubahan.
• (Pengendalian 3) Pembayaran positif.

6. Masalah arus kas

• (Pengendalian) Anggaran arus kas.