Siklus Pendepatan: Penjualan dan Penerimaan Kas

Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah serangkaian bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat pada saat yang tepat untuk harga yang sesuai.

SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN

Seperti sebagian besar organisasi besar, AOE menggunakan sebuah sistem enterprise resource planning (ERP).

Figur 12-2 Diagram Konteks Siklus Pendapatan

Figur 12-3 Diagram Arus Data Tingkat 0 : Siklus Pendapatan

- Proses

Figur 12-4 Ikhtisar Desain Sistem ERP untuk mendukung Siklus Pendapatan

- Ancaman dan Pengendalian -- Figur 12-4 menunjukkan bahwa seluruh aktivitas siklus pendapatan tergantung pada database terintegrasi yang berisi informasi mengenai pelanggan, persediaan, dan harga.

• Ancaman umum pertama adalah data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Pengendalian untuk menanggulangi ancaman pada data induk yang tidak akurat atau tidak valid adalah menggunakan berbagai pengendalian integritas untuk meminimalkan risiko kesalahan input data.
• Ancaman umum kedua dalam siklus pendapatan adalah pengungkapan yang tidak sah terhadap informasi sensitif, seeprti kebijakan penetapan harga atau informasi pribadi mengenai para pelanggan. Pengendalian untuk menanggulangi ancaman ini adalah mengkonfigurasi sistem untuk menggunakan pengendalian akses yang kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi tersebut.
• Ancaman umum ketiga dalam siklus pendapatan adalah kekhawatiran akan kehilangan atau kehancuran data induk. Pengendalian untuk menanggulangi risiko dari ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.

ENTRI PESANAN PENJUALAN

Figur 12-5 Diagram Arus Data Tingkat 1: Entri Pesanan Penjualan

(dijelaskan untuk mengidentifikasi ancaman)

Figur 12-5 menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjualan mengharuskan tiga langkah: mengambil pesanan pelanggan, mengecek dan menyetujui kredit pelanggan, dan mengecek ketersediaan persediaan.

Mengambil Pesanan Pelanggan

Data pesanan pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan. Di masa lalu, organisasi menggunakan dokumen kertas; saat ini, dokumen pesanan penjualan (sales order) biasanya sebuah formulir elektronik yang ditampilkan dalam sebuah layar monitor komputer (menariknya, banyak sistem ERP terus merujuk layar entri data ini sebagai dokumen). Cara lain bagi pelanggan adalah menggunakan electronic data interchange (EDI) untuk mengirimkan pesanan secara elektronik dalam format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan perusahaan.

- Ancaman dan Pengendalian

• Sebuah anacaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah bahwa data penting mengenai pesanan akan hilang atau tidak akurat. Pengendaliannya yaitu, membatasi akses ke database terintegrasi untuk mencegah perubahan tanpa izin yang dapat menghancurkan integritas data.
• Sebuah ancaman kedua yang dikaitkan dengan aktivitas entri pesanan penjualan memerhatikan keabsahan dari pesanan. Pengendaliannya yaitu, Untuk transaksi berbasis kertas, keabsahan pesanan pelanggan ditetapkan dengan tanda tangan si pelanggan. Selain itu, tanda tangan digital menyediakan penjaminan serupa atas keabsahan dan bukti untuk mendukung nonrepudiation atas transaksi elektronik.

Persetujuan Kredit

Sebagian besar penjualan bisnis ke bisnis dibuat secara kredit. Oleh karena itu, ancaman siklus pendapatan lainnya adalah kemungkinan pembuatan penjualan yang kemudian menjadi tidak tertagih.

Pengendaliannya yaitu dengan mentapkan batas kredit. Batas kredit (credit limit) adalah saldo rekening maksimum yang diizinkan manajemen untuk seorang pelanggan berdasarkan sejarah kredit masa lalunya dan kemampuan untuk membayar.

Sebuah laporan yang yang berguna untuk pengawasan atas piutang adalah Laporan Umur Piutang (accounts receivable  aging report), dimana laporan tersebut mencantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang beredar. Informasi yang disediakan oleh laporan tersebut berguna untuk memperoyeksi waktu arus kas masuk masa depan yang terkait dengan penjualan, memutuskan untuk meningkatkan batas kredit bagi pelanggan tertentu, dan untuk mengestimasi piutang yang tidak tertagih.

Mengecek Ketersediaan Persediaan

Selain mengecek kredit pelanggan, penjual juga perlu menentukan apakah persediaan cukup tersedia untuk mengisi pesanan sehingga para pelanggan dapat mengetahui tanggal pengiriman yang diharapkan.

- Proses -- Jika tidak ada persediaan di tangan yang cukup untuk mengisi pesanan, pemesanan kembali (back order) akan dilakukan untuk mengotorisasi pembelian atau produksi dari barang-barang yang harus dibuat. Sekalipun ketersediaan persediaan telah ditentukan, sistem kemudian menghasilkan sebuah kartu pengambilan (picking ticket) yang mencantumkan barang dan kuantitas dari tiap-tiap barang yang di pesan oleh kartu pengambilan dan mengotorisasi fungsi pengendalian persediaan untuk mengeluarkan barang ke departemen pengiriman.

- Ancaman dan Pengendalian -- Catatan persediaan yang akurat sangat penting untuk mencegah kehabisan stok dan kelebihan persediaan. (Pengendalian) Sistem ERP terintegritas, memfasilitasi penggunaan metode persediaan perpetual yang mengurangi risiko dari stockout yang tidak terduga.

Meskipun demikian, ketepatan mengenai catatan persediaan perpetual mensyaratkan entri data yang cermat selama menjalankan aktivitas siklus pendapatan. (Pengendalian) Menggantikan kode batang dengan label identifikasi frekuensi radio (radio-frequency identification--RFID) dapat mengeleminasi banyak masalah ini karena entri data terjadi secara otomatis.

Merespons Permintaan Pelanggan

Respons terhadap permintaan pelanggan dengan segera dan akurat sangat penting bagi kesuksesan jangka panjang sebuah perusahaan. Tujuannya adalah untuk mempertahankan pelanggan. Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan paket perangkat lunak khusus, disebut sistem manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management system--CRM), untuk mendukung proses penting ini.

PENGIRIMAN

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah mengisi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang yang diminta.

Mengambil Dan Mengepak Pesanan

Langkah pertama dalam mengisi sebuah pesanan pelanggan melibatkan pengangkatan barang yang benar dari persediaan dan mengepaknya untuk pengiriman.

- Proses 

Figur 12-7 Diagram Arus Data Tingkat 1: Pengiriman (dijelaskan dengan menyertakan ancaman)

- Ancaman dan Pengendalian

• Salah satu masalah potensial adalah risiko pengambilan barang yang salah atau dalam kuantitas yang salah. (Pengendalian) Pemindai kode batang dan RFID, secara khusus mengeleminasi secara virtual kesalahan ketika digunakan oleh sistem secara otomatis untuk membandingkan barang dan kuantitas yang diambil oleh para pekerja gudang dengan informasi pesanan penjualan.
• Ancaman lainnya melibatkan pencurian persediaan. (Pengendalian 1) Persediaan harus disimpan dalam sebuah lokasi aman dengan akses fisik yang terbatas. (Pengendalian 2) Seluruh transfer persediaan dalam perusahaan harus didokumentasikan. (Pengendalian 3) Penggunaan teknologi komunikasi nirkabel dan label RFID dapat menyediakan pelacakan secara real-time atas persediaan dalam transit, yang mungkin membantu mengurangi pencurian. (Pengendalian 4) Jumlah yang dicatat dalam persediaan harus direkonsiliasikan secara periodik dengan perhitungan fisik persediaan ditangan, dan para pegawai yang bertanggung jawab atas penjagaan persediaan harus akuntabel untuk setiap kekurangan.

Mengirim Pesanan

Setelah dikeluarkan dari gudang, barang dikirimkan ke pelanggan.

- Proses -- Slip pengepakan (packing slip) mencantumkan kuantitas dan deskripsi setiap barang yang disertakan dalam pengiriman. Bill of lading atau konosemen adalah sebuah kontrak hukum yang menjelaskan tanggung jawab atas barang dalam transit.

Figur 12-8 Contoh Slip Pengepakan

- Ancaman dan Pengendalian -- Ancamannya adalah kesalahan pengiriman.

• (Pengendalian 1) Rekonsiliasi yang teratur atas informasi mengenai pengiriman dengan pesanan penjualan memungkinkan deteksi tepat waktu atas penundaan atau kegagalan untuk mengirimkan barang pada pelanggan. 
• (Pengendalian 2) Sistem RFID dapat menyediakan informasi secara real-time mengenai status pengiriman sehingga dapat menyediakan informasi tambahan mengenai kemungkinan penundaan. 
• (Pengendalian 3) Untuk mengurangi kesalahan entri data oleh pegawai pengiriman, kode batang dan label RFID harus digunakan bila memungkinkan.
• (Pengendalian 4) Jika data pengiriman harus dimasukkan secara manual pada sebuah terminal, pengendalian entri data seperti pengecekan field, pengecekan batas atau jangkauan, dan uji kelengkapan sangat diperlukan.
• (Pengendalian 5) Sistem ERP harus dikonfigurasi untuk "memblokir" jalur barang pada pesanan penjualan setelah dokumen pengiriman dicetak, untuk mencegah penggunaan pesanan penjualan yang sama guna mengotorisasi pengiriman lain bagi barang yang sama ke pelanggan yang sama.

PENAGIHAN

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan pelanggan.

Penagihan Faktur
Aktivitas ini memerlukan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan kuantitas yang dikirim dan informasi mengenai harga dan setiap persyaratan penjualan khusus dari departemen penjualan.

- Proses -- Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (sales invoice), yang memberitahu pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan ke mana harus mengirimkan pembayaran. Sebuah sistem ERP terintegritas juga menyediakan peluang untuk menggabungkan proses penagihan dengan fungsi penjualan dan pemasaran dengan menggunakan data mengenai sejarah pembelian pelanggan masa lalu untuk mengirimkan informasi mengenai produk dan jasa terkait. Periklanan seperti itu mungkin menghasilkan penjualan tambahan dengan sedikit biaya inkremental.

- Ancaman dan Pengandalian
1. Kegagalan untuk menagih pelanggan, yang menyebabkan kerugian aset dan data yang salah mengenai penjualan, persediaan, dan piutang.

• (Pengendalian 1) Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan mengurangi resiko ini terjadi dengan sengaja.
• (Pengendalian 2) Sistem ERP perlu dikonfigurasikan secara teratur untuk membandingkan pesanan penjualan, kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan faktur penjualan untuk menghasilkan laporan pengiriman yang fakturnya belum dibuat.

2. Kesalahan penagihan, seperti salah harga dan penagihan pelanggan untuk barang yang tidak dikirimkan atau dalam back order.

• (Pengendalian 1) Kesalahan memberikan harga dapat dapat dihindari dengan memiliki sistem yang memuat data yang tepat dari file induk harga.
• (Pengendalian 2) membatasi kemampuan pegawai untuk membuat perubahan data tersebut.
• (Pengendalian 3) Jika pegawai harus memasukkan data penagihan secara manual, penggunaan atas pengendalian entri data dapat meminimalkan kesalahan.
• (Pengendalian 4) Kesalahan yang melibatkan kuantitas yang dikirmkan dapat diketahui dengan merekonsiliasi kuantitas yang tercantum dalam slip pengepakan dengan kuantitas dalam pesanan penjualan.

Pemeliharaan Piutang

Fungsi bagian piutang, yang melapor kepada kontrolir, menjalankan 2 tugas utama: Menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan berikutnya mengkredit rekening tersebut ketika pe,bayaran diterima.

Figur 12-10 Diagram Arus Data Tingkat 1: Proses Penagihan

- Proses -- 2 cara dasar untuk memelihara piutang adalah metode faktur terbuka dan saldo maju. Dalam metode Faktur Terbuka (open-invoice method), pelanggan biasanya membayar berdasarkan setiap faktur. Nota pengiriman uang (remittance advice) adalah sebuah salinan faktur penjualan yang dikembalikan dengan pembayaran pelanggan yang mengidikasikan faktur, laporan, atau hal-hal lain yang dibayarkan.

Metode Saldo Maju (balance-forward method), para pelanggan biasanya menbayar berdasarkan jumlah yang ditunjukkan dalam laporan bulanan, bukannya berdasarkan pada setiap faktur. Laporan Bulanan (monthly statement) mencantumkan seluruh transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama sebulan yang lalu dan informasi atas saldo piutang terakhir pelanggan.

Penagihan Siklus (cycle billing), laporan bulanan dipersiapkan bagi subset pelanggan pada waktu yang berbeda.

Memo Kredit (credit memo), sebuah dokumen yang disetujui oleh manajer kredit, yang mengotorisasi departemen penagihan untuk mengkredit rekening seorang pelanggan.

- Ancaman dan Pengendalian 

1. Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah pada kerugian penjualan di masa depan dan juga dapat mengindikasikan kemungkinan pencurian kas.

• (Pengendalian 1) Pengecekan edit entri data dapat meminimalkan risiko kesalahan dalam pemeliharaan rekening pelanggan.
• (Pengendalian 2) Pebayaran pelanggan sering kali di proses dalam batch sehingga total batch dapat menyediakan sarana tambahan untuk mendeteksi kesalahan posting.
• (Pengendalian 3) Mengirimkan laporan rekening bulanan kepada setiap pelanggan memberikan sebuah tinjauan independen tambahan atas akurasi dalam posting karena pelanggan akan mengkomplain jika rekeningnya belum sesuai dikreditkan untuk pembayaran yang mereka kirimkan.
• (Pengendalian 4) Memverifikasi akurasi perbaruan terhadap piutang yang terdapat di rekonsiliasi catatan piutang buku besar pembantu dengan buku besar umum.

2. Seorang pegawai mungkin menerbitkan memo kredit untuk menghapus saldo rekening untuk seorang teman atau untuk menutupi pencurian kas atau persediaan.

• (Pengendalian 1) Pemisahan tugas yang tepat dapat mengurangi risiko terhadap ancaman tersebut.
• (Pengendalian 2) Sistem harus dikonfigurasikan untuk memblokir memo kredit yang tidak ada di dokumen tervalidasi yang barang tersebut telah diretur oleh pelanggan. 

PENERIMAAN KAS

Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penerimaan dan proses pembayaran dari para pelanggan.

- Proses -- Karena kas dan cek pelanggan dapat dicuri dengan mudah, penting untuk mengambil langkah-langkah yang tepat untuk mengurangi resiko pencurian. Sebuah solusi alternatif adalah dengan memiliki personel mailroom (bagian surat) untuk menyiapkan daftar pengiriman uang (remittance list), yang merupakan dokumen untuk mengidentifikasi nama dan jumlah dari sebuah pengiriman uang pelanggan, dan mengirimkannya ke bagian piutang. Alternatif lainnya adalah memfotokopi semua pengiriman uang pelanggan dan mengirimkan salinan piutang sambil meneruskan pengiriman uang yang sebenarnya ke kasir sebagai setoran.
Cara untuk mempercepat pemrosesan pembayaran pelanggan melibatkan penggunaan sebuah pengaturan peti uang dengan sebuah bank. Peti Uang (lockbox) adalah sebuah alamat pos yang dituju oleh pelanggan ketika mereka mengirimkan uangnya.
Teknologi informasi dapat menyediakan efisiensi tambahan dalam penggunaan peti uang. Dalam sebuah pengaturan Peti Uang Elektronik (electronic lockbox), bank secara elektronik mengirimkan informasi pada perusahaan mengenai nomor rekening pelanggan dan jumlah yang dikirimkan segera setelah bank menerima dan memindai cek-cek tersebut.
Dengan Electronic Funds Transfer (EFT-transfer dana elektronik), pelanggan dapat mengirim kiriman uangnya secara elektronik ke bank perusahaan dan dengan demikian mengeleminasi penundaan yang terkait dengan waktu pembayaran di dalam sistem surat.
Financial Electronic Data Interchange (FEDI) kombinasi dari EFT dan EDI yang memungkinkan data pengiriman uang dan instruksi transfer dana untuk disertakan dalam satu paket elektronik.

- Ancaman dan Pengendalian
1. Prosedur pengendalian khusus harus dipergunakan karena kas sangat mudah untuk dicuri.

• (Pengendalian 1) Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian paling efektif untuk mengurangi resiko atas pencurian. Pasangan tugas berikut ini harus dipisahkan: menangani kas atau cek dan mem-posting pengiriman uang ke rekening pelanggan, menangani kas atau cek dan mengotorisasi memo kredit, menangani kas atau cek dan merekonsiliasi laporan bank.
• (Pengendalian 2) Pengaturan lockbox bank atau penggunaan EFT, FEDI atau kartu kredit untuk pembayaran pelanggan, yang secara keseluruhan mengeleminasi akses pegawai terhadap pembayaran pelanggan.
• (Pengendalian 3) Ketika pelanggan membayar dengan EFT atau FEDI, penjual harus mendapat kan sebuah universal payment identification code (UPIC - kode identifikasi pembayaran universal) dari banknya. UPIC adalah sebuah nomor yang memungkinkan pelanggan untuk mengirimkan pembayaran melalui sebuah kredit ACH tanpa memerlukan pihak penjual untuk membocorkan informasi detail mengenai rekening banknya.
• (Pengendalian 4) Sebuah daftar semua cek yang diterima harus dipersiapkan segera setelah membuka surat.
• (Pengendalian 5) Membatasi kekuasaan cek.
• (Pengendalian 6) Minimal 2 orang untuk membuka seluruh surat yang masuk.
• (Pengendalian 7) Toko eceran dan organisasi yang menerima kas secara langsung dari pelanggan harus menggunakan mesin kasir yang secara otomatis menghasilkan sebuah catatan tertulis dari seluruh kas yang diterima.
• (Pengendalian 8) Semua pengiriman uang pelanggan harus disetorkan utuh ke bank setiap hari.

2. Masalah arus kas adalah masalah yang paling serius.

• (Pengendalian 1) Penggunaan pengaturan lockbox, EFT, kartu kredit, dan penawaran diskon untuk pembayaran lebih awal dapat mempercepat penerimaan kas.
• (Pengendalian 2) menggunakan sebuah anggaran arus kas (cash flow budget) adalah sebuah anggaran yang menunjukkan proyeksi arus kas masuk dan arus kas keluar untuk periode tertentu.